Karl Nolle, MdL

Kassenprüfung der in der Schevenstrasse 1 in Dresden (Gästehaus der Staatsregierung) geführten Handkasse von Ingrid Biedenkopf.

 
ABSCHRIFT
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ERNST & YOUNG
Deutsche Allgemeine Treuhand AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft



Sächsische Staatskanzlei
Herrn Abteilungseiter W. Woydera
Abteilung 1
01095 Dresden



27. April 2001

A
Dr. Stopp/gr
Tel.: (03 51) 4781-41 1
Fax: (03 51) 1781 – 333



Kassenprüfung der von Frau Wulff im Rahmen ihrer im Grundstück Schevenstrasse 1 in Dresden geführten Handkasse



Sehr geehrter Herr Woydera,

wie von Ihnen gewünscht, geben wir Ihnen nachstehend vorab einen Überblick über wesentliche Feststellungen der noch nicht abgeschlossenen Kassenprüfung.Wir möchten uns dazu gern mit Ihnen besprechen und bitten um einen Terminvorschlag.

1. Auskunftspersonen
Frau Annett Wulf: Hauswirtschafterin
Herr Andreas Schmidt, Chefkoch
Frau Kuhl, persönliche Referentin von Frau Biedenkopf

2. Verfügbare Unterlagen

Rechnungseingangsbelege Gästehaus von Ende 1995 bis April 2001 (Angabegemäß sind die Belege vor diesem Zeitraum nicht mehr vorhanden.)

• Unterlagen zu Eröffnung des Kontos 4 916 001 00 bei der Dresdner Bank AG, Kontoinhaber „Annett Wulff oder Andreas Schmidt".

• Unterlagen über Abrechnungen mit der Sächsischen Staatskanz1ei von 1991 bis April 2001




Seite 2 zum Schreiben vom 27. April 2001
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• Kontoauszüge des Kontos 4 916 001 00 der Dresdner Bank AG vom 9. November 1998 (erste Wertstellung 1. Oktober 1998) bis 15. März 2001 (letzte Wertstellung 9. März 2001)

• Kontoauszüge des Kontos 4 595 877 00 der Dresdner Bank AG vom 15. April 1996 (erste Wertstellung 14. März 1996) bis 15. März 1999 (letzte Wertstellung 31. Dezember 1998)

• Kalkulationen der Veranstaltungen vom 13. März 2001, 27. Februar 2001, 26. Februar 2001, 8. November 2000 und 11. Februar 2000 (Angabegemäß liegen die Kalkulationen für weitere Veranstaltungen nicht vor)

• Belege über Bareinkäufe 1999 bis 2001 (Belege früherer Jahre liegen angabegemäß nicht mehr vor.)

• Auszugsweise Übersichten über Haushaltstitel ab 1991


3. Nicht verfügbare Unterlagen

• Kassenaufzeichnungen der Barkasse (Kassenbuch)

• Kontoauszüge für den Zeitraum vor dem 14. März. 1996

• Belege oder Einzahlungsbestätigungen bei Bareinzahlungen (z. B. Frühstückseinnahmen)

• Unterlagen über ggf. im Zeitraum 1991 bis April 2001 durchgeführte Kassenprüfungen

• Richtlinien zur Kassenführung

• Unterlagen über jährliche bzw. innerjährliche Kassenabschlüsse

• Nachweise über die Prüfung von Eingangsrechnungen in rechnerischer und sachlicher Hinsicht

• Nachweis über einen auskunftsgemäß gewährten Kassenanfangsbestand von DM 1.000,00




Seite 3 zum Schreiben vom 27. April 2001
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4. Vorläufige Feststellungen und Empfehlungen

• Die von Frau Wulff im Rahmen ihrer Kassenführung verwalteten finanziellen Mittel werden von ihr deponiert in einer Handkasse und auf dem bei der Dresdner Bank AG eingerichteten Konto, Kontoinhaber "Annett Wulff oder Andreas Schmidt" (Konto Nr.: 4 916 001 00).

Empfehlung;
Anstelle des Abwicklung "Annett Wulff oder Andreas Schmidt" sollte nach einer geeigneteren Form zur Abwicklung der Zahlungsströme gesucht werden.

• Die Bestände betragen in der Handkasse am 27. April 2001 (erstmalige Aufnahme des Kassenbestandes) DM 500,89 und auf dem Konto 4 916 001 00 lt. Kontoauszug vom 15. März 2001 DM 3.322,96.

Frau Wulff führt kein Kassenbuch. Eine Abstimmung der Ist-Bestände mit Soll-Beständen ist folglich nicht möglich, Kassendifferenzen sind somit gleichfalls nicht feststellbar.
Empfehlung:
Künftig sollte ein Kassenbuch geführt werden.

• Die Belege Über Auszahlungen/Überweisungen enthalten keine Vermerke über die Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Frau Wulff wies aber darauf hin, dass derartige Prüfungen vorgenommen würden.

Empfehlung;
Die Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von Belegen sollte künftig dokumentiert werde.

• Die in der Handkassekasse verwalteten Gelder werden nach unseren Feststellungen sicher verwahrt (verschlossenes Behältnis, Schlüssel bei Frau Wulff),

Zugriff hat im Vertretungsfall Herr Schmidt. Eine Protokollierung des Bargeldbestandes bei Kassenübergabe erfolgt nicht.

Empfehlung:
Künftig sollte die Kassenübergabe protokolliert werden.




Seite 4 zum Schreiben vom 27. April 2001
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• Die Belege über Einkäufe von Waren werden von Frau Wulff abgelegt. Das betrifft auch Belege über Einkäufe für Veranstaltungen der Sächsischen Staatskanzlei (nachfolgend kurz: „Veranstaltungen" genannt). Diese Vorgänge werden nach den uns erteilten Auskünften nicht "im Haushalt" erfasst.

Von Frau Wulff oder Herrn Schmidt werden die Aufwendungen in Anlehnung an vorstehend genannte Einkaufsbelege für zentrale Veranstaltungen "kalkuliert" (nachfolgend kurz: "Abrechnung" genannt). Diese Abrechnungen werden "im Haushalt" erfasst und die in den Abrechnungen genannten Beträge auf das Bankkonto (derzeit Konto Nr.: 4 916 001 00) überwiesen.

Empfehlung:
Künftig sollte die Originalbelege Grundlage für die Verbuchung "im Haushalt" sein.

• Die uns vorgelegten Kalkulationen der Aufwendungen zentraler Veranstaltungen sind nicht mit den o.g. Eingangsrechnungen abstimmbar.

Empfehlung:
Bei der oben empfohlenen Verbuchung der Originalbelege "im Haushalt" entfällt diese Problematik.
• Von dem Bankonto (derzeit Konto-Nr.: 4 916 001 00) werden auch Barabhebungen vorgenommen. Angabegemäß wurden diese Gelder zu o.g, Bareinkäufen für zentrale Veranstaltungen verwendet. Da kein Kassenbuch geführt wird, ist eine Prüfung dieser Barabhebungen (durch Verprobung von Kasse und Bank nicht möglich.

Empfehlung:
Künftig sollte eine Zuordnung von Einzelbelegen zu jedem Zahlungsvorgang im Kassenbuch gewährleistet werden.

• Die Eingangsrechnungen werden nicht chronologisch numeriert abgelegt, sondern nach Kreditoren. Belege über Bareinkäufe liegen für die Jahre 1999 bis 2001 vor. Die Ablage erfolgt dabei lose in Kuverts. Die Vollständigkeit konnte somit grundsätzlich nicht geprüft werden, insbesondere, da kein Kassenbuch geführt wird.

Empfehlung:
Das zuständige Personal sollte buchhalterisch geschult und auch über gesetzliche Aufbewahrungspflichten informiert werden.




Seite 5 zum Schreiben vom 27. April 2001
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• Die uns vorgelegten Eingangsrechnungen waren auf unterschiedliche Adressaten ausgestellt.

Empfehlung:
Den Lieferanten sollte der tatsächliche Leistungsempfänger mitgeteilt werden.

• Im Rahmen der Kassenführung erfolgen auch Auszahlungen für Vergütungen von Aushilfspersonal (angabegemäß betrifft dies ausschließlich Kellner). Die Zahlungsempfänger quittieren den Geldempfang nicht. In diesem Zusammenhang könnten auch lohnsteuerliche und sozialabgabenrechtliche Probleme auftreten.

Empfehlung:
Bei Auszahlungen sollten künftig Empfangsquittungen oder andere geeignete Belege ausgestellt werdet.

• Die Einnahme von Essensgeldern (Frühstück, Mittagessen, Getränke) erfolgt ohne Beleg.

Empfehlung:
Geldeinnahmen sollten künftig in nachweisbarer Form erfasst werden.

• Für das Bankkonto (derzeit Konto-Nr.: 4 916 001 00) liegen Scheckformulare vor. Sie werden in einer Schreibtischschublade verwahrt. Ein Nachweis über die Verwendung der Scheckformulare konnte nicht vollständig erbracht werden.

Empfehlung:
Scheckformulare sollten entsprechend unter Verschluss gehalten werden. Der Nachweis der Verwendung müßte gewährleistet sein.




Seite 6 zum Schreiben vom 27. April 2001
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Im Rahmen unserer Prüfung ergaben sich Hinweise, dass bei den beschriebenen Handhabungen auch steuerliche Problematiken bestehen könnten. Eine diesbezügliche Untersuchung ist nicht Gegenstand dieses Auftrags.


Mit freundlichen Grüßen
Ernst & Young
Deutsche Allgemeine Treuhand AG


gez. Schiffmann
Armin Schiffmann
Wirtschaftsprüfer
Steuerberater


ppa. Dr. Karl-Christian Stopp
Wirtschaftsprüfer
Steuerberater